2015-01-16

Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Stara
Kiszewa

Załącznik nr 1
do Zarządzenia Nr 352/XI/2014
Wójta Gminy Stara Kiszewa
z dnia 21 listopada 2014 r.

 

REGULAMIN ORGANIZACYJNY
URZĘDU GMINY STARA KISZEWA

 

POSTANOWIENIA OGÓLNE

 

§ 1

Urząd Gminy jest jednostką organizacyjną, przy pomocy której Wójt wykonuje swoją pracę.

 

§ 2

1. Urząd jest jednostką budżetową Gminy Stara Kiszewa.
2. Urząd Gminy jest zakładem pracy w rozumieniu przepisów prawa pracy. Zatrudnia pracowników samorządowych.
3. Siedzibą Urzędu Gminy jest miejscowość Stara Kiszewa. Przed wejściem do Urzędu znajdują się tablice „Rada Gminy Stara Kiszewa”, „Wójt Gminy Stara Kiszewa”, „Urząd Gminy Stara Kiszewa” oraz tablica informująca o godzinach pracy Urzędu. Wewnątrz Urzędu na widocznym miejscu znajduje się herb Gminy, tablica informacyjna o wszystkich stanowiskach pracy, numerach pokoi oraz tablice ogłoszeń oraz informacja w jakich dniach i godzinach Wójt przyjmuje obywateli w sprawach skarg i zażaleń.. Na drzwiach wejściowych pokoi znajdują się tabliczki z danymi personalnymi pracowników oraz nazwą stanowiska.
4. Urząd funkcjonuje na zasadzie jednoosobowego kierownictwa, służbowego podporządkowania, podziału uprawnień i obowiązków oraz indywidualnej odpowiedzialności związanych z wykonywaniem zadań własnych, zleconych – z zakresu administracji rządowej oraz wynikających z porozumień zawartych z właściwymi organami jednostek samorządu terytorialnego lub organami administracji rządowej.

 

§ 3

1. Zadania określone w §2 ust.4 Regulaminu wykonują Referaty i równorzędne komórki organizacyjne (samodzielne stanowiska pracy) stosownie do ich merytorycznych zakresów działania.
2. Przy wykonywaniu zadań, załatwianiu spraw stosuje się postanowienia Kodeksu Postępowania Administracyjnego, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.
3. Nadrzędnym celem działalności Urzędu jest jak najlepsze realizowanie zasad samorządności lokalnej, ukierunkowanej na rozwój Gminy. Dobro wspólnoty samorządowej osiągane przy uwzględnieniu i poszanowaniu praw jednostki jest podstawową wartością dla Urzędu.
4. Urząd stosuje skuteczne metody komunikowania sięz mieszkańcami.
5. Urząd współpracuje z lokalnymi organizacjami społecznymi, gospodarczymi i pozarządowymi w interesie mieszkańców.
6. Pracownicy Urzędu identyfikują się z Gminą, dbają o dobre imię Urzędu, jawność i otwartość działań i są wrażliwi na potrzeby mieszkańców wypełniając tym samym zapisy kodeksu etycznego.

 

§ 4

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

  1. Radzie, Komisjach Rady – należy przez to rozumieć Radę Gminy Stara Kiszewa i Komisje Rady Gminy Stara Kiszewa,
  2. Wójcie, Sekretarzu, Skarbniku – należy przez to rozumieć Wójta Gminy Stara Kiszewa, Sekretarza Gminy Stara Kiszewa, Skarbnika Gminy Stara Kiszewa,
  3. Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Gminy Stara Kiszewa,
  4. Regulaminie – należy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Stara Kiszewa.
  5.  

§ 5

Regulamin określa:

  1. strukturę organizacyjną Urzędu,
  2. zasady wykonywania funkcji kierowniczych w Urzędzie,
  3. zadania i kompetencje kierownictwa Urzędu,
  4. zadania ogólne pracownika,
  5. strukturę, zadania i kompetencje poszczególnych referatów i innych komórek organizacyjnych,
  6. obowiązki kierowników referatów i innych komórek organizacyjnych, dotyczące przygotowania materiałów na posiedzenia Rady i jej Komisji,
  7. obowiązki kierowników referatów i innych komórek organizacyjnych dotyczące realizacji uchwał Rady oraz składania sprawozdań z ich wykonania,
  8. zasady i tryb postępowania przy opracowywaniu aktów prawa miejscowego,
  9. zasady obsługi prawnej w Urzędzie,
  10. zasady obsługi Klientów w Urzędzie,
  11. organizację działalności kontrolnej,
  12. zasady podpisywania pism i decyzji,
  13. zasady zamawiania, używania i przechowywania pieczęci urzędowych,
  14. obiegu dokumentów urzędowych,
  15. tryb pracy w Urzędzie.

 

STRUKTURA ORGANIZACYJNA URZĘDU

 

§ 6

Kierownictwo Urzędu stanowią:

  1. Wójt (WG),
  2. Sekretarz (S),
  3. Skarbnik (SKG).
  4.  

§ 7

W Urzędzie funkcjonują następujące referaty i samodzielne stanowiska:

  1. Referat Finansowy (F),
  2. Referat Gospodarczy (RG),
  3. Straż Gminna (SG),
  4. Stanowisko d/s samorządu i organizacji (S-OR),
  5. Stanowisko d/s ewidencji ludności i dowodów tożsamości (OB),
  6. Stanowisko d/s obsługi sekretariatu (S-SK),
  7. Stanowisko d/s obronnych i przeciw pożarowych (S-OC),
  8. Stanowisko d/s przeciwdziałania alkoholizmowi, sportu i rekreacji (S-ST, PA)
  9. Stanowisko d/s informacji turystycznej (S-IT),
  10. Pracownicy stanowisk pomocniczych i obsługi (OG).

 

§ 8

1. Referaty dzielą się na stanowiska pracy.
2. Podziału zadań pomiędzy referaty i samodzielne stanowiska dokonuje Wójt.

 

ZASADY WYKONYWANIA FUNKCJI KIEROWNICZYCH W URZĘDZIE

 

§ 9

1. Wójt kieruje pracą Urzędu przy pomocy Sekretarza i Skarbnika.
2. Wójt jest kierownikiem Urzędu i zwierzchnikiem służbowym pracowników zatrudnionych w Urzędzie oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.
3. Sekretarz zapewnia sprawne i zgodne z prawem funkcjonowanie Urzędu.
4. Pracą referatów kierują ich kierownicy, którzy są odpowiedzialni za sprawne i zgodne z prawem funkcjonowanie referatów.
5. W przypadku, gdy kierujący referatem nie może pełnić swoich obowiązków z powodu urlopu lub innych usprawiedliwionych przyczyn – zastępuje go z-ca.
6. Spory kompetencyjne między kierownikami referatów i samodzielnymi stanowiskami rozstrzyga Wójt.

 

ZADANIA I KOMPETENCJE KIEROWNICTWA URZĘDU

 

§ 10

Wójt – stanowisko z wyboru. Czynności z zakresu prawa pracy wobec Wójta związane z nawiązaniem i rozwiązaniem stosunku pracy wykonuje Przewodniczący Rady. Wynagrodzenie Wójta ustala Rada Gminy. Pozostałe czynności z zakresu prawa pracy wobec Wójta wykonuje Sekretarz.

 

§ 11

Do zakresu zadań i kompetencji Wójta należy:

  1. Kierowanie bieżącymi sprawami Gminy i reprezentowanie jej na zewnątrz.
  2. Wydawanie decyzji w zakresie administracji publicznej.
  3. Wójt może upoważnić swojego Sekretarza lub innych pracowników Urzędu do wydawania decyzji administracyjnych w imieniu Wójta.
  4. Udziela pełnomocnictwa w sprawach należących do jego własnych kompetencji.
  5. Jest szefem Obrony Cywilnej i w przypadku zagrożenia bezpieczeństwa Państwa lub ogłoszenia stanu klęski żywiołowej działa na zasadach określonych w odrębnych przepisach.
  6. Wydaje zarządzenia w sprawach organizacyjnych i porządkowych. Ustala regulamin organizacyjny i pracy Urzędu a także regulaminy: wynagradzania, naboru na wolne stanowiska urzędnicze, służby przygotowawczej.
  7. Wójt przygotowuje projekt budżetu i bez jego zgody Rada nie może wprowadzić w projekcie budżetu gminy zmian powodujących zwiększenie wydatków nie znajdujących pokrycia w planowanych dochodach lub zwiększenia planowanych dochodów bez jednoczesnego ustanowienia źródeł tych dochodów.
  8. Wójt współpracuje z Radą, jej komisjami i organami jednostek pomocniczych w zakresie swego działania. Wójt przygotowuje projekty uchwał Rady, wykonuje budżet, gospodaruje mieniem komunalnym i odpowiada za prawidłową gospodarkę finansową Gminy. Wójt wykonuje uchwały Rady i zadania Gminy określone przepisami prawa. Przedkłada Wojewodzie i Regionalnej Izbie Obrachunkowej uchwały podjęte przez Radę oraz składa Radzie sprawozdania ze swojej działalności.
  9. Wójt dokonuje okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników samorządowych tym kierowników jednostek organizacyjnych Gminy.
  10. Wójtowi przysługuje wyłączne prawo:
    1. zaciągania zobowiązań mających pokrycie w ustalonych w uchwale budżetowej kwotach wydatków w ramach upoważnień udzielonych przez Radę,
    2. emitowania papierów wartościowych w ramach upoważnień udzielonych przez Radę,
    3. dokonywania wydatków budżetowych,
    4. dysponowania rezerwami budżetu Gminy,
    5. ogłaszania przetargów.
  11. Wójt niezwłocznie ogłasza uchwałę budżetową i sprawozdanie z jej wykonania w trybie przewidzianym dla aktów prawa miejscowego.
  12. Wójt utrzymuje więź ze społeczeństwem, w sprawach ważnych lub w przypadkach określonych odrębnymi przepisami prawa – zasięga opinii mieszkańców, organizacji i środowisk lokalnych oraz informuje o założeniach projektu budżetu, kierunkach polityki społecznej i gospodarczej Gminy.
  13. Nadzoruje ochronę informacji niejawnych wytwarzanych, przetwarzanych, przechowywanych i przekazywanych w Urzędzie.

 

§ 12

1. Wójt wykonuje czynności z zakresu prawa pracy i sprawuje bezpośredni nadzór nad działalnością:

  1. Sekretarza,
  2. Skarbnika,
  3. Komendanta Straży Gminnej,
  4. Kierowników referatów,
  5. Kierowników jednostek organizacyjnych Gminy.

2. Wójt wykonuje czynności z zakresu prawa pracy także wobec pozostałych pracowników Urzędu.

 

§ 13

Sekretarz jest pracownikiem samorządowym zatrudnionym na podstawie umowy o pracę.

 

§14

Sekretarz zastępuje Wójta w czasie jego nieobecności lub niemożności wykonywania funkcji przez Wójta.

 

§ 15

1. Sekretarz zapewnia warunki sprawnego funkcjonowania Urzędu. Kontroluje działalność poszczególnych stanowisk pracy w Urzędzie.
2. Do zadań Sekretarza należy w szczególności:

  1. zapewnienie zgodności wydawanych decyzji i działania Urzędu z obowiązującymi przepisami prawa,
  2. organizacja pracy Urzędu i koordynowanie działań podejmowanych przez poszczególne komórki organizacyjne, nadzór nad właściwym przepływem informacji publicznych, analiza warunków pracy w Urzędzie, podejmowanie inicjatywy ich usprawnienia,
  3. okresowe oceny pracy pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach pracy,
  4. nadzorowanie przestrzegania instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt, sprawnego obiegu dokumentów,
  5. organizowanie współdziałania z sołectwami oraz jednostkami organizacyjnymi Gminy,
  6. nadzorowanie przestrzegania zasady rzetelnego i terminowego załatwiania spraw i prawidłowej obsługi klientów Urzędu,
  7. wdrażanie uchwał Rady i nadzór nad ich wykonaniem,
  8. nadzór nad ewidencją uchwał Rady i zarządzeń Wójta,
  9. zapewnienie skutecznego sposobu publikacji prawa miejscowego, obwieszczeń oraz wszelkich informacji o charakterze publicznym na terenie Gminy,
  10. nadzór nad prowadzeniem zbioru przepisów gminnych oraz udostępnianie ich do wglądu,
  11. inicjowanie i tworzenie warunków do podnoszenia kwalifikacji pracowników samorządowych,
  12. zapewnienie obsługi prawnej Urzędu,
  13. koordynowanie i organizacja spraw związanych z wyborami, referendami i spisami,
  14. nadzorowanie czasu pracy pracowników samorządowych,
  15. pełnienie funkcji administratora bezpieczeństwa informacji,
  16. prowadzenie ewidencji zbiorów danych osobowych,
  17. przestrzeganie i wdrażanie zasad wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o ochronie informacji niejawnych oraz aktów wykonawczych,
  18. nadzór nad bezpieczeństwem danych, przeciwdziałanie dostępowi do systemu osób niepowołanych, prowadzenie dokumentacji dot. bezpieczeństwa teleinformatycznego, opracowywanie zaleceń dot. ochrony fizycznej systemów i sieci teleinformatycznej,
  19. podejmowanie odpowiednich działań w przypadku naruszenia systemu zabezpieczenia danych,
  20. tworzenie i przechowywanie kopii bazy danych,
  21. kompletowanie i przechowywanie dokumentacji dotyczącej programów komputerowych i sprzętu komputerowego, zakupy sprzętu komputerowego, kasowanie i utylizacja sprzętu komputerowego nie nadającego się do dalszego użytku,
  22. koordynowanie i nadzorowanie funkcjonowania Biuletynu Informacji Publicznej, zabezpieczenie ciągłości funkcjonowania sieci teleinformatycznej,
  23. pomoc użytkownikom systemów informatycznych w tworzeniu nowych zbiorów danych bądź uzupełnianiu dotychczasowych,
  24. kontrola poprawności wprowadzania przez użytkowników systemu indywidualnych haseł dostępu, częstotliwości ich zmian,
  25. współpraca z Pełnomocnikiem Ochrony Informacji Niejawnych w zakresie szkolenia, kontroli i ochrony informacji niejawnych,
  26. wykonywanie innych prac zleconych przez Wójta w ramach udzielonego upoważnienia.

3. Współdziała z Radą i jej komisjami.
4. Organizuje i nadzoruje w porozumieniu z Wójtem nabór na wolne urzędnicze stanowiska pracy oraz organizuje i nadzoruje przebieg służby pracowniczej. Prezentuje nowoprzyjętych pracowników i zapoznaje ich ze wszystkimi przepisami regulaminowymi i porządkowymi dotyczącymi funkcjonowania Urzędu.
5. Przedstawia Wójtowi propozycje do powierzenia określonych czynności pracownikom.

 

§ 16

1. Skarbnik – stanowisko z powołania. Powołanie na stanowisko Skarbnika należy do wyłącznej kompetencji Rady i następuje na wniosek Wójta.
2. Do zadań Skarbnika należy w szczególności:

  1. inicjowanie wszelkich prawnie dozwolonych działań Gminy w kierunku pozyskania środków finansowych, współpraca przy opracowywaniu projektu budżetu,
  2. kontrolowanie i nadzorowanie realizacji budżetu, dokonywanie analizy budżetu oraz bieżące informowanie Wójta o jego realizacji,
  3. czuwanie nad prawidłowym obiegiem informacji i dokumentacji finansowej,
  4. opiniowanie decyzji wywołujących skutki finansowe dla budżetu,
  5. nadzorowanie i koordynowanie pracy służb finansowych Urzędu i jednostek organizacyjnych Gminy, sporządzanie sprawozdawczości budżetowej,
  6. realizowanie obowiązków wynikających z ustaw: o finansach publicznych, o dochodach jednostek samorządu terytorialnego, podatkach i opłatach lokalnych, opłacie skarbowej, podatku od czynności cywilnoprawnych,
  7. ścisła współpraca z audytorem wewnętrznym,
  8. kontrasygnowanie czynności prawnych skutkujących powstaniem zobowiązań finansowych Gminy,
  9. współdziałanie z Radą i jej komisjami.

 

 

ZADANIA OGÓLNE PRACOWNIKA

 

§ 17

Do ogólnych zadań pracownika należy:

  1. dbałość o wykonywanie zadań publicznych oraz o środki publiczne, z uwzględnieniem interesu publicznego i indywidualnych interesów obywateli,
  2. przestrzeganie Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej i innych przepisów prawa,
  3. wykonywanie zadań sprawnie sumiennie i bezstronnie,
  4. dochowanie tajemnicy służbowej chronionej ustawowo,
  5. zachowanie uprzejmości i życzliwości w kontaktach z obywatelami, zwierzchnikami, podwładnymi oraz współpracownikami,
  6. zachowanie się z godnością w pracy i poza nią,
  7. stałe podnoszenie umiejętności i kwalifikacji zawodowych,
  8. przygotowanie projektów uchwał, materiałów, sprawozdań i analiz na sesje Rady oraz potrzeby Wójta,
  9. realizacja zadań wynikających z uchwał Rady,
  10. współdziałanie ze Skarbnikiem w zakresie opracowywania projektu budżetu,
  11. rozpatrywanie i załatwianie interpelacji i wniosków radnych,
  12. prowadzenie w zakresie swoich właściwości postępowań administracyjnych w indywidualnych sprawach oraz przygotowanie projektów decyzji, umów i postanowień,
  13. wykonywanie zadań wynikających z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,
  14. przyjmowanie, rejestrowanie, rozpatrywanie i załatwianie wniosków klientów Urzędu,
  15. prowadzenie zbioru przepisów prawnych dot. zakresu zadań własnego stanowiska pracy,
  16. przygotowywanie i przekazywanie dokumentów do archiwizacji,
  17. ciągłe usprawnianie przepływu informacji między stanowiskami pracy w celu poprawy jakości pracy,
  18. sprawdzanie i rozliczanie faktur z zakresu prowadzonych spraw,
  19. przestrzeganie przepisów bhp i ppoż. na stanowisku pracy,
  20. przestrzeganie dyscypliny budżetowej

 

 

STRUKTURA, ZADANIA I KOMPETENCJE REFERATÓW
I INNYCH KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH

 

§ 18

1. Referat jest jednostką organizacyjną, zatrudniająca co najmniej 4 pracowników zajmujących się tymi samymi kategoriami spraw.
2. Referatem kieruje kierownik.
3. W przypadkach uzasadnionych wielością realizowanych przez referat zadań Wójt może utworzyć stanowisko zastępcy kierownika.
4. W referatach gdzie brak etatowego zastępcy, w czasie nieobecności kierownika zastępstwo pełni wyznaczony przez niego pracownik.
5. W zakresie określonym przez Wójta kierownicy referatów lub w przypadku nieobecności ich zastępcy, upoważnieni są do podejmowania „z upoważnienia wójta” decyzji w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej. Kierownicy referatów kierują pracą podległych im referatów i ponoszą odpowiedzialność za prawidłową organizację i skuteczność pracy referatu, dokonują podziału zadań pomiędzy podległych pracowników. Przygotowują wnioski dotyczące naboru na wolne stanowiska urzędnicze w referacie oraz wnioski o skierowanie do służby pracowniczej.
6. Kierownicy referatów opracowują zakresy czynności dla podległych pracowników i dokonują okresowej oceny kwalifikacyjnej pracowników samorządowych w oparciu o obowiązujące przepisy oraz występują z wnioskami osobowymi dot. wyróżnienia, nagrody, awansu, a także kar regulaminowych w stosunku do podległych im pracowników”.

 

§ 19

W skład Referatu Finansowego (F) wchodzą następujące stanowiska pracy:

  1. Stanowisko d/s księgowości budżetowej (F),
  2. Stanowisko d/s wymiaru podatków i opłat lokalnych (F-W),
  3. Stanowisko d/s księgowości podatkowej i kasy (F-P),
  4. Stanowisko d/s obsługi kasowej (F),
  5. Stanowisko d/s windykacji (F).

 

§ 20

Do zadań i kompetencji Referatu Finansowego należą w szczególności sprawy:

  1. opracowanie projektu uchwały budżetowej,
  2. opracowanie projektu uchwały dotyczącej procedury uchwalania budżetu oraz przyznawania dotacji dla organizacji pozarządowych,
  3. przekazywanie wytycznych do planowania budżetowego i wskaźników budżetowych,
  4. opracowywanie projektu szczegółowego podziału dochodów i wydatków – uchwalonych przez Radę,
  5. opracowywanie projektu rozdysponowania nadwyżki budżetowej,
  6. weryfikacja planów finansowych gminnych jednostek organizacyjnych,
  7. zapewnienie prawidłowego przebiegu wykonania budżetu,
  8. dokonywanie okresowych analiz realizacji budżetu oraz przedstawianie wniosków zmierzających do poprawy dyscypliny finansów publicznych, zachowania zasady równowagi budżetowej, organizacja i kontrola obiegu dokumentów finansowo-księgowych,
  9. przygotowywanie projektów uchwał Rady w sprawie dokonywania zmian w budżecie,
  10. przeprowadzanie kontroli gospodarczo – finansowych w jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach pomocniczych finansowanych z budżetu Gminy w zakresie prawidłowości i legalności operacji gospodarczych powodujących skutki finansowe, udzielanie instruktażu,
  11. kontrola i rozliczanie dotacji finansowych przyznawanych organizacjom pozarządowym,
  12. sprawowanie kontroli nad należytym wykonywaniem obowiązków przez głównych księgowych jednostek organizacyjnych,
  13. opracowywanie zbiorczych, okresowych sprawozdań finansowych i dokonywanie ich analiz,
  14. przygotowywanie decyzji dotyczących podatków i opłat, kontrola podatników w zakresie prawidłowości i rzetelności informacji składanych w deklaracjach podatkowych,
  15. obsługa spraw związanych ze zwrotem części podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego,
  16. rozpatrywanie odwołań, skarg i zażaleń w sprawach wymiaru podatków i opłat lokalnych,
  17. windykacja należności (upomnienia, tytuły wykonawcze),
  18. przygotowywanie propozycji w zakresie procedury rozpatrywania podań w sprawach odraczania, rozkładania na raty, umarzania lub zaniechania(poboru) wymiaru podatków i opłat lokalnych,
  19. przygotowywanie projektów uchwał Rady w sprawie wprowadzenia lub ustalenia wysokości podatków i opłat lokalnych w oparciu o obowiązujące przepisy,
  20. prowadzenie dokumentacji wymiarowej, rejestru przypisów i odpisów oraz ewidencji w zakresie łącznego zobowiązania pieniężnego rolników, podatku od nieruchomości,
  21. prowadzenie ewidencji wartości mienia Gminy,
  22. przygotowywanie dokumentacji przetargowej dotyczącej obsługi bankowej Urzędu i jednostek organizacyjnych Gminy,
  23. sporządzanie sprawozdawczości statystycznej w zakresie podatków i opłat zgodnie z obowiązującymi przepisami,
  24. współpraca z bankami, ZUS, KRUS, US, instytucjami ubezpieczeniowymi,
  25. rozliczanie i księgowanie różnych dochodów Gminy

 

§ 21

W skład Referatu Gospodarczego (RG) wchodzą następujące stanowiska:

  1. Kierownik Referatu Gospodarczego (RG-K),
  2. Stanowisko d/s planowania przestrzennego (RG-GP, RG-GL),
  3. Stanowisko d/s gospodarki nieruchomościami (RG-GN, RG-GL),
  4. Stanowisko d/s kadr i działalności gospodarczej, dróg (RG-DZ, RG-D, RG-K),
  5. Stanowisko d/s ochrony środowiska, gospodarki wodnej, rolnictwa (RG-OŚ, RG-RO),
  6. Stanowisko d/s polityki gospodarczej, programów europejskich, zamówień publicznych (RG-FZ, RG-I, RG-ZP).

 

§ 22

Do zadań i kompetencji Referatu Gospodarczego należą w szczególności sprawy:

  1. współpraca i uzgadnianie projektów studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego oraz planów zagospodarowania przestrzennego, przechowywanie i udostępnianie planu miejscowego zagospodarowania przestrzennego, wydawanie opinii i zaświadczeń o funkcji nieruchomości w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego,
  2. nadzór nad realizacją ustaleń miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
  3. ocena zmian w zagospodarowaniu przestrzennym Gminy i przygotowanie wyników tej oceny oraz analiza wniosków w sprawach sporządzania lub zmiany miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
  4. wydawanie odpisów i wyrysów z miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
  5. ustalanie warunków zabudowy i zagospodarowania terenu,
  6. współpraca z administracją rządową i samorządową w sprawach nadzoru inwestycyjno – budowlanego,
  7. zatwierdzanie lokalizacji dzieł plastycznych (pomników, urządzeń, tablic, reklam),
  8. prowadzenie komputerowej ewidencji nieruchomości,
  9. prowadzenie rejestru nieruchomości komunalnych,
  10. organizacja przetargów, sprzedaż, dzierżawa, zakup, zamiana, przekazywanie w zarząd i użytkowanie gruntów i lokali stanowiących mienie komunalne,
  11. wszczynanie i prowadzenie postępowania o rozgraniczenie nieruchomości, zatwierdzanie podziałów nieruchomości,
  12. przygotowywanie analiz, ocen okresowych stanu mienia komunalnego,
  13. współpraca z Urzędem Statystycznym w sprawie przekazywania zmian w wykazie indywidualnych gospodarstw i działek,
  14. naliczanie opłat adiacenckich, opłat za dzierżawę gruntów komunalnych,
  15. nazewnictwo ulic i placów, ewidencja budynków, nadawanie numerów nieruchomości,
  16. zapewnianie niezbędnych warunków do ochrony środowiska przed zanieczyszczeniami i odpadami,
  17. dbałość o utrzymanie czystości i porządku w Gminie,
  18. ochrona zabytków, parków wiejskich i użytków ekologicznych, ochrona gruntów rolnych,
  19. wydawanie zezwoleń na usuwanie drzew i krzewów z terenu nieruchomości,
  20. organizacja i nadzór nad selektywną zbiórką odpadów komunalnych,
  21. organizacja opieki nad zwierzętami bezdomnymi, rejestracja psów ras niebezpiecznych,
  22. nadzór nad urządzeniami związanymi z systemem melioracji,
  23. organizacja konkursów, edukacja ekologiczna społeczeństwa Gminy,
  24. udział w opracowaniu strategii rozwoju Gminy, wieloletniego planu inwestycyjnego, lokalnego planu rozwoju,
  25. przedstawianie propozycji dot. miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
  26. prowadzenie ewidencji i nadzorowanie procedur całości zamówień publicznych realizowanych przez Wójta,
  27. podejmowanie, kompletowanie i składanie wniosków o środki finansowe, współpraca w zakresie pozyskiwania, wykorzystania i rozliczania środków pomocowych z jednostkami organizacyjnymi Gminy,
  28. utrzymanie czystości, właściwego stanu sanitarnego Gminy, zapewnienie mieszkańcom zaopatrzenia w wodę, odprowadzanie ścieków,
  29. realizowanie inwestycji w zakresie infrastruktury technicznej, w tym zbrojenie terenów pod budownictwo mieszkaniowe, usługowo-rzemieślnicze i przemysłowe, współdziałanie w zaopatrzeniu Gminy w niezbędne dostawy energii elektrycznej, cieplnej i gazu,
  30. prowadzenie ksiąg technicznych, dokonywanie okresowych przeglądów technicznych obiektów komunalnych,
  31. ewidencja inwestycji,
  32. zarządzanie budynkiem administracyjnym Urzędu – remonty kapitalne, bieżące, konserwacja,
  33. uzgadnianie z kierownikami jednostek organizacyjnych zakresu remontów kapitalnych obiektów, organizacja przetargów, nadzór wykonawstwa,
  34. organizacja i prowadzenie targowisk gminnych,
  35. organizacja pracy i nadzór nad pracownikami obsługi, interwencyjnymi, z prac społecznie użytecznych oraz nadzór nad osobami wykonującymi nieodpłatnie dozorowaną pracę na rzecz Gminy,
  36. zarządzanie drogami gminnymi, prowadzenie ewidencji tych dróg,
  37. przygotowywanie i realizacja inwestycji i remontów urządzeń oświetlenia ulic i placów,
  38. naliczanie i egzekwowanie opłat za zajęcie pasa drogowego, lokalizowanie obiektów i ułożenie w pasie drogowym urządzeń infrastruktury nie związanych z utrzymaniem drogi,
  39. przygotowanie i rejestracja umów najmu lokali mieszkalnych i użytkowych, naliczanie czynszu, windykacja zaległości, reprezentowanie interesów Gminy we wspólnotach mieszkaniowych,
  40. prowadzenie rejestru osób ubiegających się o przydział lokalu mieszkalnego, analiza potrzeb mieszkaniowych na terenie Gminy,
  41. kreowanie polityki przyjaznej inwestorom,
  42. ewidencjonowanie działalności gospodarczej,
  43. prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu, kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, osób zatrudnionych w ramach prac interwencyjnych i robót publicznych, prac społecznie użytecznych, prac nieodpłatnych – dozorowanych,
  44. prowadzenie spraw związanych ze szkoleniami i doskonaleniem zawodowym pracowników, dokształcaniem,
  45. prowadzenie spraw socjalnych pracowników Urzędu oraz emerytów i rencistów – byłych pracowników Urzędu,
  46. prowadzenie rejestru skarg na działalność Urzędu i pracowników, nadzór nad terminowym załatwianiem skarg,
  47. prowadzenie archiwum akt pracowniczych obecnych i byłych pracowników Urzędu,
  48. ewidencjonowanie czasu pracy pracowników, ewidencja wyjść i wyjazdów służbowych i prywatnych w godzinach pracy,
  49. przygotowywanie projektów planów urlopów wypoczynkowych,
  50. pełnienie obowiązków społecznego inspektora pracy, zabezpieczenie należytej ochrony pracy i warunków bhp oraz p/poż., dokumentacja dot. oceny ryzyka zawodowego,
  51. przechowywanie oświadczeń majątkowych radnych ,pracowników Urzędu Gminy, kierowników jednostek organizacyjnych Gminy w kancelarii tajnej.
  52. ewidencjonowanie dokumentacji okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników samorządowych oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy,
  53. przygotowywanie i przechowywanie dokumentów dot. naboru na wolne stanowiska urzędnicze,
  54. przygotowywanie i przechowywanie dokumentów dot. służby przygotowawczej pracowników Urzędu.

 

§ 23

Do zadań stanowiska d/s przeciwdziałania alkoholizmowi, sportu i rekreacji należą w szczególności sprawy:

  1. monitoring realizacji zapisów strategii rozwoju Gminy, lokalnego planu rozwoju, wieloletniego programu współpracy z organizacjami pozarządowymi,
  2. współpraca z jednostkami samorządowymi krajowymi i zagranicznymi, inicjowanie wspólnych przedsięwzięć kulturalnych, społecznych i innych w ramach zawieranych porozumień i umów,
  3. współpraca z organizacjami pozarządowymi, prowadzenie ewidencji organizacji, merytoryczny nadzór nad ich działalnością,
  4. analizowanie funkcjonowania placówek handlowych i usługowych w Gminie pod kątem zabezpieczenia potrzeb mieszkańców, wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,
  5. wydawanie zezwoleń na organizację zgromadzeń publicznych,
  6. obsługa Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, planowanie i koordynowanie działań na rzecz zwalczania skutków patologii społecznych,
  7. organizowanie, koordynacja i uczestnictwo w działaniach na rzecz promocji i rozwoju Gminy, redagowanie wydawnictw promujących Gminę Stara Kiszewa,
  8. współorganizowanie uczestnictwa Gminy w spotkaniach, konferencjach, wystawach, targach,
  9. prowadzenie dokumentacji dotyczącej przynależności Gminy do związków, stowarzyszeń, współpraca z innymi samorządami terytorialnymi – wymiana doświadczeń, koordynowanie spraw związanych z przynależnością Gminy do związków, fundacji itp.,
  10. redagowanie i modyfikowanie strony internetowej Gminy Stara Kiszewa

 

§ 24

Do zadań Straży Gminnej należy realizacja zadań określonych w ustawie o Strażach Gminnych, w tym m.in.:

  1. wykonywanie codziennych planowych patroli, obchodów i objazdów gminy w zakresie przeciwdziałania przestępczości, wykroczeniom i patologii społecznej,
  2. rozpoznawanie zjawisk i zdarzeń wywierających negatywny wpływ na stan porządku publicznego,
  3. reagowanie na nieodpowiednie zachowanie się osób stosując upomnienia, pouczenia oraz przewidziane prawem środki represji i przymusu bezpośredniego,
  4. dokonywanie systematycznych kontroli ulic, placów, parków, budynków mieszkalnych, gospodarczych, lokali użytkowych, otoczenia zakładów pracy, obiektów użyteczności publicznej i posesji prywatnych w zakresie utrzymania porządku, czystości i estetyki, sygnalizowanie służbom komunalnym stwierdzone w toku lustracji gminy zaniedbania i ich działania lub przypadki wymagające niezwłocznej interwencji, a w szczególności różnego typu awarie,
  5. niezwłoczne zawiadamianie organów ochrony środowiska o każdym stwierdzonym przypadku zakłócenia równowagi lub zanieczyszczenia środowiska naturalnego,
  6. wykonywanie zadań w zakresie przeciwdziałania skutkom zimy poprzez systematyczny nadzór nad pracą przedsiębiorstw komunalnych i innych jednostek, właścicieli i administratorów nieruchomości oraz dozorców w przedmiocie usuwania śniegu z chodników i jezdni oraz przeciwdziałania gołoledzi,
  7. współpraca z Policją, Strażą Leśną, Strażą Rybacką, Inspekcją Sanitarną, Inspekcją Weterynaryjną, Wojewódzkim Inspektorem Ochrony Środowiska w zakresie bezpieczeństwa obywateli, ładu i porządku publicznego, oraz w przypadkach katastrof i klęsk żywiołowych,
  8. współdziałanie z organami Jednostek Ratowniczo-Gaśniczych Straży Pożarnej w zakresie przestrzegania przepisów przeciwpożarowych,
  9. kontrolowanie prawidłowości oznakowania ulic (w tym znaków drogowych), oświetlenia ulic i posesji, prawidłowego zabezpieczenia funkcjonowania punktów oświetleniowych oraz estetyki napisów, miejsc plakatowania i ogłoszeń,
  10. kontrola zabezpieczenia prowadzonych na terenie gminy prac inwestycyjno-remontowych,
  11. nakładanie grzywny w drodze mandatu karnego, za wykroczenia w ramach upoważnień przewidzianych prawem, a w szczególności wynikających z ustawy o utrzymaniu porządku i czystości gminach, o ochronie środowiska itp.,
  12. przygotowywanie i składanie wniosków do sądu o ukaranie w sprawach o wykroczenia,
  13. wykonywanie czynności w zakresie kontroli ruchu drogowego,
  14. udział w wykonywaniu czynności w zakresie kontroli podatkowej,
  15. zabezpieczanie imprez odbywających się na terenie Gminy Stara Kiszewa,
  16. kontrola nieruchomości w zakresie przestrzegania przepisów Prawa ochrony środowiska,
  17. kontrola mieszkańców gminy w zakresie obowiązkowego szczepienia psów,
  18. podejmowanie działań w zakresie zbierania martwych i odłowu zwierząt bezdomnych,
  19. organizowanie i współudział w działaniach edukacyjnych w zakresie przeciwdziałania przestępczości,
  20. wykonywanie innych czynności przewidzianych w Ustawie o Strażach Gminnych i innych aktach prawnych.

 

§ 25

Do zadań stanowiska d/s obronnych i przeciw pożarowych należy zapewnienie Wójtowi możliwości kierowania i koordynacji współdziałania wszystkich jednostek organizacyjnych na wypadek klęsk żywiołowych i innych nadzwyczajnych zagrożeń ludności a w szczególności:

niejawnych, ochrony danych osobowych,

  1. planowanie, koordynacja, organizowanie zadań obrony cywilnej na terenie Gminy, obsługa Gminnego Zespołu Zarządzania Kryzysowego, współpraca w tym zakresie z referatami i samodzielnymi stanowiskami pracy w Urzędzie,
  2. ochrona ludności, zakładów pracy i instytucji, urządzeń użyteczności publicznej, dóbr kultury w sytuacjach zagrożenia i w czasie wojny,
  3. prowadzenie ewidencji członków formacji obrony cywilnej, planowanie i zaopatrywanie organów kierowania i formacji obrony cywilnej w sprzęt i materiały,
  4. organizowanie i utrzymywanie w stałej gotowości systemu łączności dla potrzeb zarządzania kryzysowego i kierowania obroną cywilną,
  5. przygotowywanie projektów zarządzeń o ewakuacji ludności z obszarów zagrożonych,
  6. organizacja szkoleń formacji OC, ludności, pracowników jednostek organizacyjnych Gminy, popularyzowanie obrony cywilnej, organizowanie kontroli wykonywania zadań obronnych,
  7. współdziałanie z jednostkami wojskowymi w zakresie unieszkodliwiania materiałów wybuchowych i innych przedmiotów niebezpiecznych,
  8. rejestracja przed kwalifikacją wojskową,
  9. prowadzenie kancelarii tajnej, doręczanie korespondencji niejawnej upoważnionym pracownikom Urzędu, nadzór nad przechowywaniem i opracowywaniem materiałów zastrzeżonych, poufnych i tajnych, archiwizowanie dokumentów niejawnych,
  10. prowadzenie ewidencji ochotniczych straży pożarnych, planowanie i zapewnianie wyposażenia w sprzęt, organizacja szkoleń i ćwiczeń,
  11. organizacja i przeprowadzanie postępowań dot. zamówień publicznych na zakup paliwa do wszystkich pojazdów służbowych Urzędu Gminy oraz samochodów bojowych, motopomp i innego sprzętu Ochotniczych Straży Pożarnych, ewidencja i kontrola wyjazdów pojazdów służbowych oraz zużycia paliwa,
  12. planowanie i zapewnianie środków finansowych na realizację zadańdot. stanowiska obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego,
  13. opracowanie i aktualizacja planu ochrony informacji niejawnych, regulaminów i zarządzeń w tym zakresie,
  14. wykonywanie zadań związanych z wyborami Prezydenta RP, parlamentarnymi, samorządowymi oraz przeprowadzanymi referendami,
  15. zapewnienie właściwej ochrony informacji niejawnych,
  16. przeprowadzanie kontroli przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji przez pracowników Urzędu,
  17. przeprowadzanie szkoleń pracowników w zakresie ochrony informacji
  18. podejmowanie działań wyjaśniających i zapobiegawczych w przypadku naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych lub ochronie danych osobowych,
  19. przeprowadzanie postępowań sprawdzających na polecenie Wójta wobec kandydatów na stanowiska pracy związane z dostępem do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” lub „poufne”, przechowywanie akt zakończonych postępowań sprawdzających,
  20. organizowanie i prowadzenie na polecenie Wojskowej Komendy Uzupełnień akcji kurierskiej na terenie Gminy,
  21. nakładanie obowiązku świadczeń rzeczowych i osobistych na rzecz obrony.

 

§ 26

Do zadań stanowiska d/s ewidencji ludności i dowodów tożsamości należy:

  1. prowadzenie ewidencji ludności i przechowywanie dokumentów ewidencji (karty osobowe mieszkańców, ewidencja komputerowa),
  2. przyjmowanie zgłoszeń meldunkowych i wydawanie decyzji w sprawach meldunkowych,
  3. przyjmowanie i przechowywanie zawiadomień organów sądowych dot. prawomocnych wyroków ograniczenia i pozbawienia wolności, oraz praw publicznych,
  4. prowadzenie rejestru wyborców,
  5. sporządzanie i aktualizacja spisów wyborców w zarządzonych wyborach i referendach,
  6. przyjmowanie wniosków i wydawanie dowodów tożsamości,
  7. wydawanie poświadczeń i zaświadczeń meldunkowych,

 

§ 27

Do zadań stanowiska d/s samorządu i organizacji należy:

  1. obsługa sesji Rady, posiedzeń komisji,
  2. prowadzenie rejestru uchwał Rady, rejestru interpelacji i wniosków radnych, sporządzanie informacji o realizacji uchwał Rady, zarządzeń Wójta, interpelacji i wniosków, skarg i wniosków ludności,
  3. sporządzanie i przechowywanie protokołów z obrad Rady i jej komisji,
  4. rejestracja planów pracy Rady i jej komisji,
  5. pomoc techniczna w organizowaniu spotkań radnych z wyborcami,
  6. prowadzenie ewidencji osobowej radnych,
  7. wykonywanie zadań związanych z wyborami ławników do sądów powszechnych,
  8. prowadzenie rejestru aktów prawnych stanowiących prawo miejscowe,
  9. prowadzenie rejestru skarg na działalność organów Gminy i kierowników jednostek organizacyjnych, nadzór nad terminowym załatwianiem skarg.

 

§ 28

Do zadań stanowiska d/s Stanowisko ds. informacji turystycznej należy prowadzenie Centrum Informacji Turystycznej CIT w Wilczych Błotach, w tym:

  1. gromadzenie i aktualizacja danych turystycznych z terenu działania CIT,
  2. promocja walorów turystycznych gminy,
  3. dystrybucja materiałów promocyjnych,
  4. udzielanie informacji z zakresu turystyki i promocji,
  5. redagowanie i publikacja własnych materiałów promocyjno-informacyjnych,
  6. wdrażanie wizualizacji i standardów obsługi ruchu turystycznego,
  7. współpraca z branżą i organizacjami pozarządowymi, samorządem, mediami oraz innymi jednostkami świadczącymi usługi IT,
  8. świadczenie poradnictwa dla turystów indywidualnych i organizatorów wypoczynku,
  9. ankietowanie osób korzystających z usług CIT,
  10. przygotowywania sprawozdań i raportów,
  11. obsługa wydarzeń, spotkań, konferencji odbywających się w obiekcie CIT,
  12. sprzedaż pamiątek regionalnych, wydawnictw turystycznych,
  13. pozyskiwanie środków zewnętrznych na działalność turystyczną,
  14. prowadzenie podstrony turystycznej serwisu internetowego www.starakiszewa.pl

 

§ 29

Do zadań stanowiska d/s obsługi sekretariatu Wójta należy:

  1. organizacja i koordynacja narad i spotkań Wójta, administrowanie salą narad Urzędu,
  2. przechowywanie dokumentów prawnych dot. organizacji Urzędu (statut Gminy, regulamin organizacyjny, regulamin pracy, regulamin wynagradzania itp.) , prowadzenie rejestru zarządzeń Wójta,
  3. obsługa centrali telefonicznej, zapewnienie ciągłości łączności telefonicznej, fax, wydruk bilingów, ewidencja służbowych telefonów komórkowych,
  4. zamawianie prasy, wydawnictw książkowych w celach służbowych, ewidencja zgłoszeń do konkursów, targów, ewidencja badań ankietowych,
  5. zlecanie wykonania pieczęci urzędowych, nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych, prowadzenie ewidencji wydanych pieczęci, likwidacja pieczęci zużytych,
  6. nadzór nad oflagowaniem budynku Urzędu w dni świąt państwowych i narodowych oraz lokalnych uroczystości,
  7. zaopatrzenie w materiały piśmiennicze, kancelaryjne i urządzenia biurowe, zakupy środków czystości, organizacja przetargów w tym zakresie,
  8. rejestracja pism (korespondencji) wpływających i wysyłanych z Urzędu, przekazywanie korespondencji na stanowiska pracy, przyjmowanie korespondencji do wysyłki,
  9. ewidencjonowanie kontroli zewnętrznych, przechowywanie protokołów odpowiedzi na zalecenia pokontrolne

 

 

OBOWIĄZKI KIEROWNIKÓW REFERATÓW I INNYCH KOMÓREK
ORGANIZACYJNYCH, DOTYCZĄCE PRZYGOTOWANIA MATERIAŁÓW
NA POSIEDZENIA RADY I JEJ KOMISJI.

 

§ 30

1. Kierownicy referatów i pozostałe komórki organizacyjne Urzędu są zobowiązani do opracowywania - na polecenie Wójta materiałów, które będą rozpatrywane na posiedzeniach Rady i jej komisji.
2. W przypadku, gdy obowiązek przygotowania materiałów, o których mowa w ust. 1 dot. kilku komórek organizacyjnych Urzędu – Wójt wyznacza referat (komórkę) wiodący, odpowiedzialny za wszelkie czynności związane z opracowaniem.

 

§ 31

1. Projekty uchwał wraz z uzasadnieniem i inne materiały na sesje muszą być zaakceptowane przez Wójta, a następnie przed włączeniem ich do porządku obrad sesji skontrolowane pod względem merytorycznym przez Przewodniczącego Rady.
2. Każdy projekt uchwały opiniowany jest przez radcę prawnego pod kątem zgodności z prawem.
3. Projekty uchwał i inne materiały na sesje powinny być przekazane pracownikowi obsługującemu Radę i jej komisje w odpowiedniej ilości egzemplarzy i terminach ustalonych przez tego pracownika.
4. Uchwały po ich podjęciu są kierowane przez pracownika, o którym mowa w ust. 3, do właściwych rzeczowo kierowników referatów i innych komórek organizacyjnych.
5. Tryb opracowywania i przedstawiania na sesji projektu uchwały budżetowej oraz sprawozdań z wykonania budżetu regulują odrębne przepisy.

 

 

OBOWIĄZKI KIEROWNIKÓW REFERATÓW I INNYCH KOMÓREK
ORGANIZACYJNYCH DOTYCZĄCE REALIZACJI UCHWAŁRADY
ORAZ SKŁADANIA SPRAWOZDAŃZ ICH WYKONANIA.

 

§ 32

1. Po podjęciu przez Radę uchwały – kierownik referatu lub inna komórka organizacyjna Urzędu opracowuje – na polecenie Wójta – sposób jej realizacji.
2. Sposób realizacji uchwały powinien określać w szczególności:

  1. zadania wynikające z uchwały,
  2. jednostki realizujące,
  3. terminy wykonania.

 

§ 33

W przypadku, gdy z uchwały Rady wynika obowiązek złożenia przez Wójta sprawozdania lub informacji z jej realizacji, kierownik właściwego referatu lub inna komórka organizacyjna opracowuje sprawozdanie lub informację celem przedstawienia ich w terminie określonym w uchwale.

 

 

ZASADY I TRYB POSTĘPOWANIA PRZY OPRACOWYWANIU
AKTÓW PRAWA MIEJSCOWEGO

 

§ 34

1. Na podstawie upoważnień ustawowych Gminie przysługuje prawo stanowienia aktów prawa miejscowego obowiązujących na obszarze Gminy.
2. Ograny Gminy mogą wydawać akty prawa miejscowego w zakresie:

  1. wewnętrznego ustroju Gminy oraz jednostek organizacyjnych i pomocniczych,
  2. organizacji urzędów i instytucji gminnych,
  3. zasad zarządu mieniem Gminy,
  4. zasad i trybu korzystania z gminnych obiektów i urządzeń użyteczności publicznej.

3. W zakresie nie uregulowanym w odrębnych ustawach lub innych przepisach powszechnie obowiązujących Rada może wydawać przepisy porządkowe, jeżeli jest to niezbędne dla ochrony życia lub zdrowia obywateli oraz dla zapewnienia porządku, spokoju i bezpieczeństwa publicznego.
4. Przed skierowaniem pod obrady Rady projekty aktów prawnych, aprobuje pod względem formalno – prawnym radca prawny Urzędu oraz merytorycznie Sekretarz.
5. Przepisy porządkowe mogą przewidywać za ich naruszenie karę grzywny wymierzaną w trybie i na zasadach określonych odrębnymi przepisami.
6. Akty prawa miejscowego ustanawia Rada w formie uchwały.
7. W przypadku nie cierpiącym zwłoki przepisy porządkowe może wydawać Wójt w formie zarządzenia, które podlega zatwierdzeniu na najbliższej sesji Rady. Traci ono moc w razie odmowy zatwierdzenia bądź nie przedstawienia do zatwierdzenia na najbliższej sesji Rady.
8. W razie nie przedstawienia do zatwierdzenia lub odmowy zatwierdzenia zarządzenia Rada określa termin utraty jego mocy obowiązującej.
9. Przepisy gminne ogłasza się przez rozplakatowanie w miejscach publicznych oraz na stronie BIP Urzędu Gminy.
10. Urząd Gminy prowadzi zbiór przepisów gminnych dostępny do powszechnego wglądu w jego siedzibie na stanowisku ds. obsługi Rady i jej komisji.

 

 

ZASADY OBSŁUGI PRAWNEJ W URZĘDZIE
SPRAWY ORGANIZACYJNE

 

§ 35

1. Obsługa prawna w Urzędzie Gminy wykonywana jest przez radcę prawnego.
2. Obsługa prawna polega na świadczeniu pomocy prawnej, a w szczególności na udzielaniu porad prawnych, wyjaśnień, konsultacji prawnych, sporządzaniu opinii prawnych, opracowywaniu projektów aktów prawnych oraz występowaniu przed sądami i urzędami.
3. Radca prawny przy wykonywaniu czynności zawodowych korzysta z wolności słowa i pisma w granicach określonych w przepisach prawa i rzeczową potrzebę.
4. Radca prawny ma obowiązek formułowania oceny niezależnej od poleceń i nacisków z uwzględnieniem konieczności kierowania się zawsze prawem dla obiektywnej, rzetelnej i uczciwej oceny stanu faktycznego sprawy bez względu na wyrażone przez kogokolwiek polecenia, wskazówki i inne okoliczności pozaprawne.
5. Obsługa prawna, o której mowa w ust. 2 w prostych sprawach nie wymagających analizy skomplikowanego stanu faktycznego i prawnego wykonana jest niezwłocznie, zaś w sprawach skomplikowanych - w terminie 7 dni od złożenia wniosku o jej udzielenie.
6. Radcy prawnemu należy zabezpieczyć pełną obsługę administracyjną, niezbędne wydawnictwa, podręczniki i materiały biurowe.

 

 

ZADANIA RADCY PRAWNEGO

 

§ 36

1. Zadaniem radcy prawnego, poza zakresem zadań, o którym mowa w § 35 , jest:

  1. udzielanie informacji o zmianach w obowiązującym stanie prawnym,
  2. sygnalizowanie o rażących lub powtarzających się naruszeniach prawa w działalności Urzędu,
  3. konsultacje prawne i porady prawne zawierające w tle przedstawionego stanu faktycznego lub zamierzonego działania (zaniechania) przytoczenie, omówienie i wyjaśnienie przepisów prawa, znajdujących zastosowanie w tej sprawie wraz z praktycznym wskazaniem sposobu postępowania lub prawnych skutków określonego zachowania,
  4. udział w negocjacjach poprzedzających zawarcie, zmianę lub rozwiązanie umowy lub innego stosunku prawnego, w sytuacji gdy radca prawny nie występuje jako pełnomocnik, a tylko jako doradca lub członek zespołu negocjującego,
  5. wydawanie opinii prawnych,
  6. uczestniczenie w opracowywaniu projektów aktów prawnych , w tym projektów aktów normatywnych i aktów administracyjnych, projektów umów, porozumień, statutów i regulaminów, listów intencyjnych, oświadczeń i innych pism lub dokumentów, mających istotne znaczenie dla prawnej ochrony interesów obsługiwanego Urzędu,
  7. zastępstwo prawne i procesowe.

 

 

OPINIE PRAWNE

 

§ 37

1. Opinia prawna jest poglądem radcy prawnego jako specjalisty w dziedzinie prawa i zawiera wyrażoną na piśmie rozwiniętą ocenę prawną stanu faktycznego zamierzonego działania (zaniechania) lub przygotowanego projektu aktu normatywnego albo aktu administracyjnego.
2. Opinia prawna sporządzana jest w formie pisemnej na pisemny wniosek pracownika lub pracodawcy.
3. Wniosek, o którym mowa w ust. 2 powinien zawierać przedmiot wątpliwości i wyraźnie sprecyzowane pytanie. Do wniosku należy dołączyć niezbędne dokumenty.
4. Dokumenty kompletowane są zgodnie ze wskazaniami radcy prawnego.
5. Radca prawny jest uprawniony do domagania się wszelkich wyjaśnień oraz dokumentów niezbędnych do sporządzenia opinii prawnej.
6. Termin na sporządzenie opinii prawnej w sprawach skomplikowanych wynosi 7 dni od dnia złożenia wniosku.

 

 

ZASADY OBSŁUGI KLIENTÓW W URZĘDZIE

 

§ 38

1. Uprzejme, sprawne i kompetentne pod względem merytorycznym obsługiwanie klientów jest naczelną zasadą pracy w Urzędzie. W Urzędzie obowiązuje pisemna forma załatwiania spraw. Każde pismo powinno być zredagowane w sposób jasny i czytelny.
2. Wszyscy pracownicy Urzędu w toku wykonywania swych obowiązków służbowych winni umożliwić klientom realizację ich uprawnień i egzekwować powinności w sposób zgodny z prawem, wykazując należytą troskę o ochronę ich słusznego interesu, a w szczególności:

  1. udzielać klientom informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy i wyjaśniać treść przepisów właściwych ze względu na przedmiot sprawy,
  2. bezzwłocznie rozstrzygać sprawy, a gdy nie jest to możliwe ze względu na stopień ich złożoności, określać dokładny termin ich załatwienia w oparciu o przepisy k.p.a., a w sprawach podatkowych ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa,
  3. respektować ściśle określone terminy, a w razie obiektywnych przeszkód w ich dotrzymaniu, powiadamiać o przyczynach zwłoki i określać nowy termin załatwienia sprawy,
  4. wyczerpująco informować klientów o stanie wniesionych przez nich spraw na każde żądanie pisemne lub ustne,
  5. informować klientów o przysługujących im środkach odwoławczych lub możliwości zaskarżenia niekorzystnych rozstrzygnięć.

3. Indywidualne sprawy obywateli załatwiane są bez zbędnej zwłoki w terminach określonych w k.p.a. i przepisach szczególnych. Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwianie indywidualnych spraw klientów ponoszą pracownicy zgodnie z ustalonymi zakresami obowiązków.
4. Kontrolę i koordynację działań komórek organizacyjnych Urzędu w zakresie załatwiania indywidualnych spraw obywateli, w tym zwłaszcza skarg, wniosków i interwencji sprawuje Sekretarz.
5. Pracodawca będzie dokonywał okresowych kontroli i ocen sposobu załatwiania całości spraw przez poszczególnych pracowników.
6. Przy załatwianiu indywidualnych spraw nie należy żądać zaświadczeń na potwierdzenie stanu faktycznego lub prawnego, możliwych do ustalenia na podstawie przedkładanych przez zainteresowanych do wglądu dokumentów urzędowych.

 

§ 39

1. Jeżeli przepis prawa nie wymaga urzędowego potwierdzenia faktów lub stanu prawnego w drodze zaświadczenia właściwego organu, urzędnik zatwierdzający sprawę powinien odebrać od klienta - na jego wniosek - stosowne oświadczenie do protokołu, pouczając go wcześniej o odpowiedzialności karnej za podanie nieprawdziwych informacji. W protokole winny być zamieszczone dane personalne osoby składającej oświadczenie oraz data i podpis. Podpis ten powinien być uwierzytelniony przez pracownika przyjmującego oświadczenie.
2. Niezbędne do załatwienia sprawy dane lub informacje możliwe do ustalenia na podstawie posiadanej przez Urząd dokumentacji zbiera i kompletuje urzędnik załatwiający sprawę.

 

§ 40

1. Każdemu obywatelowi przysługuje prawo dostępu do informacji publicznej. Uprawnienia w tym zakresie reguluje ustawa z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (Dz .U. Nr 112, poz.1198, z późn. zm.).
2. Prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu w zakresie i na zasadach określonych w przepisach o ochronie informacji niejawnych oraz o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych, a także ze względu na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy.

 

§ 41

1. Informacje niejawne mogą być udostępnione wyłącznie osobie dającej rękojmię zachowania tajemnicy i tylko w zakresie niezbędnym do wykonywania przez nią pracy lub pełnienia służby na zajmowanym stanowisku albo innej zleconej pracy.
2. Zgodę na udostępnienie informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową może wyrazić na piśmie Wójt, wyłącznie w odniesieniu do informacji wytworzonych w Urzędzie.

 

§ 42

1. Jednym ze źródeł informacji o funkcjonujących w społeczeństwie opiniach na temat poziomu pracy Urzędu są skargi, wnioski i listy obywateli.
2. Celem umożliwienia klientom składanie skarg, wniosków i listów w sposób bezpośredni, Wójt przyjmuje klientów w każdą środę od godziny 8.00 do godziny 11.00. Miejsce i czas przyjęć klientów przez Wójta podaje się do publicznej wiadomości w formie trwałego ogłoszenia w siedzibie Urzędu.
3. Wszyscy pracownicy winni być obecni na swoich stanowiskach pracy w godzinach przyjmowania skarg, wniosków i listów przez Wójta, zapewniając Wójtowi w razie potrzeby szybką informację lub opinię w zakresie spraw wnoszonych przez klientów.
4. Ogólne zasady postępowania ze sprawami wniesionymi przez klientów określa k.p.a. oraz przepisy szczególne dotyczące zwłaszcza organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków.
5. Sprawy wniesione przez klientów do Urzędu są ewidencjonowane w sekretariacie, a następnie w spisach spraw na poszczególnych stanowiskach pracy.
6. Centralny rejestr skarg i wniosków wpływających do Urzędu oraz zgłaszanych w czasie przyjęć klientów przez Wójta prowadzi stanowisko ds. obsługi sekretariatu.
7. Rejestr skarg dot. kierownictwa Urzędu, kierowników gminnych jednostek organizacyjnych prowadzi stanowisko d/s obsługi Rady i jej komisji.

 

 

ORGANIZACJA DZIAŁALNOŚCI KONTROLNEJ

 

§ 43

1. Działalność Urzędu objęta jest kontrolą zewnętrzną w zakresie wynikającym z przepisów prawnych wykonywaną m.in. przez NIK, RIO, Wojewodę, Marszałka Województwa.
2. Osoby kontrolujące, przed przystąpieniem do kontroli zobowiązane są zgłosić swoje przybycie do Wójta lub Sekretarza, którym okazują dokumenty uprawniające do przeprowadzenia kontroli, cel i zakres kontroli oraz dokonują stosownego wpisu w książce kontroli znajdującej się na stanowisku ds. kancelarii ogólnej i archiwum zakładowego.

 

§ 44

1. Kontrolę wewnętrzną w Urzędzie sprawuje Wójt, Sekretarz, Skarbnik i kierownicy referatów w stosunku do pracowników bezpośrednio im podległych. Wójt może upoważnić do dokonywania kontroli w ściśle określonym zakresie innych pracowników Urzędu.
2. Szczegółowe zasady kontroli wewnętrznej reguluje odrębne Zarządzenie Wójta.

 

§ 45

Do wyłącznej kompetencji Wójta, Sekretarza oraz osoby upoważnionej należąkontakty z prasą, radiem i TV.

 

 

ZASADY PODPISYWANIA PISM I DECYZJI

 

§ 46

1. Korespondencję wychodzącą z Urzędu podpisuje Wójt lub osoba pisemnie przez niego upoważniona.
2. Wójt podpisuje osobiście:

  1. zarządzenia i decyzje, postanowienia,
  2. pisma kierowane do organów administracji rządowej i samorządowej, przedstawicielstw dyplomatycznych oraz pisma kierowane do organów i instytucji państw obcych,
  3. odpowiedzi na zapytania, wnioski dotyczące działalności kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
  4. odpowiedzi na interpelacje i wnioski radnych oraz wnioski posłów i senatorów,
  5. odpowiedzi na skargi, wnioski, listy,
  6. umowy dotyczące zobowiązań finansowych - wymagana jest kontrasygnata Skarbnika,
  7. zaświadczenia.

 

§ 47

Wójt może upoważnić Sekretarza, Skarbnika i pracowników Urzędu do podpisywania dokumentów dotyczących spraw zastrzeżonych do osobistej akceptacji Wójta, w tym wydawania decyzji administracyjnych.

 

§ 48

1. Dokumenty przedstawione do podpisu Kierownikowi Urzędu powinny być uprzednio oznaczone na kopii inicjałem imienia i nazwiska pracownika, który opracował i napisał dokument, a w określonych przypadkach parafowane również przez radcę prawnego i kierownika referatu.
2. Opinii prawnej wymagają sprawy dotyczące w szczególności:

  1. wydania aktu prawnego o charakterze ogólnym,
  2. spraw indywidualnych skomplikowanych pod względem prawnym,
  3. zawarcia ugody lub umowy w sprawach majątkowych,
  4. sprawy związane z postępowaniem przed organami orzekającymi,
  5. umorzenia wierzytelności oraz inne określone w ustawie o radcach prawnych.

 

 

ZASADY ZAMAWIANIA, UŻYWANIA I PRZECHOWYWANIA PIECZĘCI URZĘDOWYCH

 

§ 49

1. Do składania zamówień na pieczęcie urzędowe dla poszczególnych referatów oraz pieczęci imiennych upoważnieni są kierownicy referatów oraz samodzielne stanowiska pracy.
2. Zamówienie na pieczęcie należy składać na stanowisku obsługi sekretariatu.
3. Pracownik dokonuje weryfikacji treści zamówionych pieczęci pod kątem zgodności z instrukcją kancelaryjną, Regulaminem Organizacyjnym Urzędu oraz wydanymi przez Wójta upoważnieniami.
4. Zlecenie podpisuje Wójt lub Sekretarz.
5. Wykonane pieczęcie rejestrowane są przez pracownika wymienionego w ust.2 w rejestrze pieczęci urzędowych.
6. Rejestr pieczęci zawiera: liczbę porządkową, odcisk pieczęci, datę pobrania i podpis osoby pobierającej, datę zwrotu i podpis osoby zwracającej, nr protokołu i datę fizycznej likwidacji pieczęci. Rejestr ten jest drukiem ścisłego zarachowania.
7. Pracownik, z którym rozwiązana została umowa o pracę jest zobowiązany rozliczyć się z pobranych pieczęci.
8. Decyzje, postanowienia z zakresu administracji publicznej opatrywane są pieczęcią nagłówkową Wójta, pieczęcią okrągłą z godłem państwowym i napisem w otoku "Wójt Gminy Stara Kiszewa" oraz pieczęcią imienną Wójta (lub Sekretarza, pracownika z upoważnienia Wójta).
9. Pieczęć urzędowa okrągła z godłem państwowym i napisem w otoku "Urząd Gminy Stara Kiszewa" używana jest do stemplowania zaświadczeń, potwierdzeń zgodności odpisów pism z oryginałem, własnoręczności podpisów.
10. Pieczęć urzędowa okrągła z herbem Gminy i napisem w otoku „Gmina Stara Kiszewa” używana jest do stemplowania porozumień o współpracy, partnerskich, zaproszeń, dyplomów i wyróżnień honorowych.
11. Pieczęcie urzędowe przechowywane są w sejfie. Za ich przechowywanie odpowiedzialne jest stanowisko ds. obsługi sekretariatu.

 

 

OBIEG DOKUMENTÓW

 

§ 50

1. Szczegółową organizację obiegu pism reguluje Instrukcja Kancelaryjna dla urzędów gmin.
2. Zasady klasyfikowania i kwalifikowania akt powstających w wyniku działalności Urzędu oraz kategorie i okresy przechowywania reguluje Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt.

 

§ 51

W obiegu dokumentów należy przestrzegać następujących zasad:

  1. wszystkie pisma (korespondencja) przechodzą przez sekretariat. W korespondencji obowiązują oznaczenia – skróty zawarte w niniejszym regulaminie,
  2. korespondencję przyjmuje pracownik sekretariatu rejestrując ją. Następnie Wójt lub Sekretarz korespondencję dekretuje na stanowiska umieszczając odpowiednie dyspozycje dotyczące sposobu załatwienia sprawy. Dokumenty w wersji papierowej oraz elektronicznej są przekazywane kierownikom referatów lub na samodzielne stanowiska pracy.
  3. pisma wychodzące z Urzędu składane są do podpisu w teczce właściwej komórki organizacyjnej w sekretariacie do godziny 13:00. Przesyłki polecone oraz za zwrotnym potwierdzeniem odbioru winne mieć na kopercie uwidoczniony numer ze spisu spraw oraz symbol komórki organizacyjnej, celem odnotowania w pocztowej książce nadawczej,
  4. zakopertowaną i zaadresowaną korespondencję składa się w kancelarii ogólnej do godziny 14:00,
  5. pracownicy przechowują pisma (dokumenty) w wersji papierowej w odpowiednich teczkach i segregatorach.

 

 

TRYB PRACY W URZĘDZIE

 

§ 52

1. Tryb pracy w Urzędzie, prawa i obowiązki pracowników określa szczegółowo Regulamin Pracy.
2. Wójt jest bezpośrednim przełożonym pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.
3. Sekretarz jest przełożonym pracowników Urzędu zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych i samodzielnych w zakresie dyscypliny i organizacji pracy, jak również w zakresie spraw powierzonych przez Wójta.
4. Pracownik Urzędu obowiązany jest przestrzegać zasady podporządkowania służbowego wynikającego z organizacji Urzędu i szczegółowego podziału czynności.
5. Pracownik, który otrzymał polecenie z pominięciem drogi służbowej, winien niezwłocznie o tym fakcie powiadomić bezpośrednio przełożonego.
6. Pracownik prowadzący sprawę obowiązany jest do zbierania niezbędnych danych także od innych referatów i jednostek współdziałających.
7. W czasie nieobecności pracownika, sprawy prowadzone przez niego prowadzi wyznaczony przez Kierownika Urzędu lub kierownika referatu inny pracownik.

 

§ 53

 

1. Godziny rozpoczynania i kończenia pracy Urzędu ustala Wójt.
2. Urząd czynny jest od poniedziałku do piątku w godzinach 7.30 do 15.30.
3. Fakt spóźnienia pracownika do pracy wymaga osobistego wyjaśnienia przyczyn spóźnienia Wójtowi albo Sekretarzowi lub kierownikowi referatu.
4. Załatwianie w godzinach pracy prac innych niż służbowe dopuszczalne jest wyłącznie w granicach i na zasadach określonych w kodeksie pracy i przepisach szczególnych.
5. Każde wyjście w sprawach osobistych może nastąpić, po uprzednim uzyskaniu zgody Wójta lub Sekretarza albo kierownika referatu.
6. Praca poza godzinami urzędowania może być wykonywana za zgodą Wójta lub Sekretarza.

 

§ 54

1. W godzinach pracy Urzędu pracownik powinien być obecny na swoim stanowisku pracy.
2. Pracownik, który w godzinach służbowych przebywa poza stanowiskiem pracy zobowiązany jest poinformować współpracownika o miejscu swojego pobytu i czasie powrotu. W przypadku, gdy w danym pomieszczeniu pracuje sam, obowiązany jest zamieścić na drzwiach pokoju informację o tym, kto go zastępuje oraz nr pokoju, w którym załatwia się sprawy w ramach zastępstwa.
3. W czasie obrad Rady pracownik powinien być na swoim stanowisku pracy, zapewniając w razie potrzeby szybką informację lub opinię w zakresie spraw rozpatrywanych przez Radę.
4. Zabrania się pracownikom wynoszenia akt, jakichkolwiek narzędzi oraz wprowadzania do pomieszczeń Urzędu, po godzinach pracy, osób nie zatrudnionych w Urzędzie.
5. Po zakończeniu pracy pracownicy są zobowiązani do zabezpieczenia pomieszczeń biurowych a klucze pozostawiać w miejscu do tego wyznaczonym.

 

§ 55

Wyjazdy pracowników w sprawach służbowych poza miejsce stałej pracy mogą odbywać się na podstawie poleceń wyjazdu służbowego, wydanych przez Wójta lub Sekretarza.

 

§ 56

1. Rozpoczynając urlop wypoczynkowy pracownik winien, w miarę możliwości podać miejsce pobytu na urlopie.
2. Przed rozpoczęciem urlopu pracownik powinien załatwić wszystkie terminowe sprawy. Jeżeli jest to niemożliwe, przekazuje je do załatwienia zastępującemu go pracownikowi.
3. Przesunięcie terminu urlopu lub odwołanie z urlopu może nastąpić z ważnych przyczyn w okolicznościach przewidzianych w kodeksie pracy.

 

§ 57

Wobec pracowników nie przestrzegających zasad dyscypliny pracy stosowane są kary przewidziane w kodeksie pracy.

 

 

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

 

§ 58

1. W sytuacjach nadzwyczajnych, zagrożenia bezpieczeństwa osób i mienia pracownicy zobowiązani są stawić się niezwłocznie w oznaczonym miejscu i czasie na wezwanie Kierownictwa Urzędu.
2. Wszelkie zmiany Regulaminu mogą być dokonywane wyłącznie zarządzeniem Wójta.

Załączniki

  Regulamin Organizac...znik nr 1.pdf 208,21 KB (pdf) szczegóły pobierz